Montag: Auftaktbesprechung, Dienstag: Teamsitzung, Mittwoch: Auswertungsgespräch – laut HubSpot verbringen Manager und Führungskräfte jeden Tag etwas mehr als eine Stunde mit Meetings, Besprechungen und Präsentationen.
Viele dieser Zusammenkünfte sind nicht ausreichend vorbereitet, reißen die Teilnehmer mitten aus Ihrer Arbeit oder werden schlichtweg nicht gut moderiert. So werden Meetings zum unerwünschten Zeit- und Geldfresser, ohne dass nennenswerte Resultate entstehen.
Wie stellt man also sicher, dass Meetings nicht nur den Terminplan füllen, sondern auch produktiv und ergebnisorientiert verlaufen? Mit diesen fünf Tipps bereiten Sie Meetings nicht nur effizienter vor, sondern erleichtern es den Teilnehmern auch maximal davon zu profitieren.
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- Planen Sie frühzeitig
Sofern möglich, erkundigen Sie sich über die vorhergehenden und nachfolgenden Termine Ihrer Kollegen. Auch wenn sich häufig im letzten Moment noch Änderungen ergeben, ist es in den meisten Fällen hilfreich, bereits lange vor dem eigentlichen Termin die Planung und Abstimmung mit allen Teilnehmern zu beginnen. - Formulieren Sie eindeutige Zielsetzungen
Geben Sie eindeutige und klar verständliche Zielsetzungen vor. Dadurch helfen Sie jedem Teilnehmer dabei, bereits im Vorfeld alle für ihn wichtigen Unterlagen und Gedanken so vorzubereiten, dass Sie bei Bedarf abrufbereit sind. Achten Sie gleichzeitig darauf, möglichst viel Administratorisches im Vorgang zu klären. So können Sie sich im Meeting auf die wirklich wichtigen Aspekte konzentrieren. Wo soll die Kampagne am besten laufen? Welche Stimmung soll erreicht werden? Wie betonen wir Produkte? Solche Zielfragen können sehr helfen, das Meeting zu strukturieren und es damit effektiver zu machen. - Wählen Sie die richtigen Tools
Beschließen Sie nicht nur, halten Sie Ihre Beschlüsse auch fest! Mit Bamboo Paper lassen sich Notizen beispielsweise direkt digitalisieren. Mit Bubbl.us erstellen Sie Mindmaps und Übersichten direkt online. Und minutes.io eignet sich gut zur Protokollierung des Meetings. Gerade im Agenturumfeld arbeiten häufig Festangestellte und Freelancer nebeneinander, was bei der späteren Abrechnung zu Komplikationen führen kann. Abhilfe schaffen hier Tools wie Confy. Einfach Teilnehmer hinzufügen, Timer starten und live alle Kosten im Blick behalten. Über die integrierte Reportingfunktion können so auch leicht Meetings mit mehreren Teilnehmern ausgewertet und exportiert werden. - Eine gut ausgewählte Mannschaft ist besser als ein großer Kader
Brauchen Sie wirklich den Buchhalter beim Meeting für die laufende Marketing-Kampagne? Bedenken Sie: Je mehr Personen am Meeting teilnehmen, desto höher sind die Ausgaben. Sobald Sie mehr als fünf Leute in einem Meeting haben, droht Ihnen schnell die Kostenexplosion. Der Vorteil von Apps wie Confy: Jeder Teilnehmer erhält einen individuellen Stundensatz. So können die Kosten individuell bestimmt werden. - Fassen Sie nach
Ein Meeting wird erst dann richtig effizient, wenn die verabschiedete Maßnahme umgesetzt wurde. Denken Sie daher daran, regelmäßig Ihre Aufträge nachzufassen, um sicherzustellen, dass auf die vereinbarten Zielvorgaben hingearbeitet wird. Und: Seien Sie auch bereit, Ihre ursprünglichen Zielvorstellungen zu korrigieren, sollte dies notwendig sein.
- Planen Sie frühzeitig
Mit diesen Tipps gestalten Sie Ihre Meetings nachhaltig effizienter, steuern Ihre Projekte zuverlässiger und konzentrieren sich auf Ihre konkreten Ziele.
